El tiempo es un factor muy importante en la organización de eventos, por eso la clave está en mantener una excelente gestión de la agenda.
En la organización de eventos la gestión y la coordinación del tiempo es fundamental. Los plazos que se necesitan para planificar un evento van a depender de la cantidad de asistentes prevista, del alcance del acontecimiento y de los recursos económicos disponibles. Sin embargo, siempre es necesario contar con el plazo adecuado para la planificación, la promoción y la difusión del evento.
El tiempo para desarrollar las actividades previas al evento debe ser el suficiente como para cumplir con todos los preparativos. Para ello lo ideal es hacer hincapié en las fechas críticas que suelen estar vinculadas a las tareas clave que, al completarlas sirven para medir los avances que se vienen realizando y cuánto falta para alcanzar los objetivos planteados.
Por lo tanto, para coordinar el tiempo durante la etapa de organización del evento se recomienda establecer previamente determinadas fechas críticas como por ejemplo la fecha límite para la inscripción de los asistentes, para la selección de la sede y la fecha del evento, para el cierre del programa final, para el envío de invitaciones, etc.
En la etapa de planificación, además de establecer las fechas límites, se deben priorizar las tareas. Un elemento imprescindible de una buena agenda es decidir lo que va primero, dividiendo el trabajo en diferentes tipologías de prioridades, por ejemplo si es urgente, necesario o secundario.
Otro elemento clave para coordinar el tiempo de un evento es el timing o cronograma. Mediante esta hoja de ruta se pretende ordenar por bloques horarios todo lo que pasará desde la llegada de los invitados hasta el último segundo del evento. El timing representa la estructura operativa del evento, donde se detalla una serie de instrucciones precisas sobre qué debe hacer cada profesional en cada momento.
Cuanto más detallado sea el timing, menor será la probabilidad de que surja algún error o contratiempo. De todos modos, un buen organizador de eventos debe estar atento a cada mínimo detalle y contar siempre con un plan B.
Como podemos ver, para coordinar adecuadamente el tiempo en la organización de eventos se necesita cierto nivel de análisis y planificación. Si te gustaría aprender mucho más sobre esta fascinante actividad te invitamos a realizar el curso de Organizador de Eventos a distancia. ¡Te esperamos!
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