Consejos de atención telefónica para recepcionistas

Generalmente los recepcionistas suelen ser la primera impresión de la empresa, organización o compañía. Y esto se debe principalmente a que son el primer contacto de los usuarios o clientes cuando se presentan o comunican con el comercio. Por eso es fundamental que este primer contacto se desarrolle de la forma más amena posible, a fin de que el cliente se sienta cómodo y satisfecho.

Los recepcionistas y la atención telefónica

Los recepcionistas reciben durante el transcurso del día un gran número de llamadas telefónicas. Es importante responder estas llamadas de manera agradable, con una entonación acorde y una buena vocalización. Mediante el tono de voz se puede crear una buena o mala impresión en el oyente, por eso hay que estar atento a la forma en cómo se atiende el teléfono, procurando hacer los ajustes oportunos cuando sea necesario.

Además de la entonación, la atención telefónica requiere de un protocolo especial a fin de que la comunicación por este medio sea más eficiente para la empresa. Los recepcionistas deben seguir un par de reglas básicas para saber cómo manejar cada llamada. Por ejemplo, antes de poner una llamada en espera, se debe consultar al oyente si está dispuesto a esperar unos minutos, y luego antes de continuar con la conversación se debe agradecer al oyente por haber esperado. Otra de las reglas del protocolo consiste en dirigirse a la persona que llama utilizando su nombre completo.

Las llamadas entrantes deben contestarse rápidamente, lo ideal es que el teléfono no suene más de tres o cuatro tonos, el objetivo de esto es evitar que la persona que está intentando ponerse en contacto con la empresa espere demasiado tiempo.

Otro de los consejos de atención telefónica para recepcionistas consiste en hablar despacio, modulando bien cada palabra y repitiendo la información cuando sea necesario. Esto muchas veces requiere de cierta serenidad y paciencia por parte de los recepcionistas, sobre todo ante situaciones en las cuales se deben atender llamadas de personas fastidiosas e irritantes.

Como podemos ver, los recepcionistas constituyen un verdadero enlace entre la empresa y los clientes. Por eso es importante que las personas que se desenvuelven en la recepción sean realmente profesionales, cordiales y eficientes para la empresa. Si te gustaría aprender mucho más sobre las principales tareas y responsabilidades que deben cumplir los recepcionistas, te invitamos a conocer el curso de Recepcionista Profesional a distancia.