En este artículo vamos a desarrollar brevemente cuáles son las principales funciones del departamento o área de ceremonial y protocolo.
El departamento o área de ceremonial y protocolo se encarga de establecer los principios protocolares y los procedimientos necesarios para la adecuada planificación, organización e implementación de cualquier acto institucional o ceremonia que se lleve a cabo en la empresa u organización.
El departamento, oficina o área de ceremonial y protocolo suele estar presente en la mayoría de las grandes empresas e instituciones, sin embargo en algunos casos forma parte del departamento de relaciones públicas.
En el caso de las instituciones oficiales, el área de ceremonial y protocolo es el principal responsable de establecer los principios protocolares y los procedimientos correspondientes a la hora de planificar, organizar e implementar un acto institucional o una ceremonia.
Dada la responsabilidad de su tarea, el área de ceremonial y protocolo debe estar en contacto constante y directo con el director o máximo responsable de la empresa o institución, a fin de asesorar, acordar y desarrollar las acciones que requiere el proceso organizativo.
El área de ceremonial y protocolo debe estar correctamente estructurado a fin de cumplir sus funciones de manera efectiva. Sus miembros deben encargarse de asesorar, planificar, organizar, coordinar y supervisar todos los actos y ceremonias que se realicen tanto fuera como dentro de la empresa o institución.
Es responsabilidad del área de ceremonial y protocolo elaborar los ordenamientos, las precedencias y todos aquellos procedimientos protocolares de la institución. Además debe supervisar la correcta aplicación de las reglas, normas y disposiciones referentes a los símbolos que correspondan.
El área de ceremonial y protocolo también se encarga de recepcionar, registrar y contestar todas las invitaciones que reciban los directivos de la empresa o las máximas autoridades de la institución.
Como podemos ver, el área de ceremonial y protocolo debe cumplir con una serie importante de responsabilidades y funciones. Si te gustaría aprender mucho más sobre temas de ceremonial, protocolo, etiqueta y diplomacia te invitamos a conocer nuestro curso de Ceremonial y Protocolo a distancia.
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