Cualidades de una secretaria ejecutiva

La labor de una secretaria ejecutiva suele ser muy importante dentro de la empresa, y esto se debe en gran medida a la complejidad y responsabilidad que exige este cargo en particular. Para cumplir con todas las actividades que se le asignan, la secretaría debe contar con ciertas habilidades y cualidades específicas.

Características indispensables en una secretaria

En líneas generales, la secretaria asume todas las responsabilidades delegadas por su jefe, es por ello que debe contar con gran iniciativa en las labores diarias, aplicando el sentido común para tomar decisiones en los asuntos cotidianos. El cumplimiento de todas sus funciones exige que posea ciertas cualidades intelectuales, personales y sociales.

- Responsabilidad: dicha cualidad es vital en un cargo secretarial puesto que le permite reflexionar, administrar y valorar sus acciones. Al sentirse responsable de sus tareas evita cometer errores, se comporta con diligencia, es puntual a los horarios y mantiene el orden de la oficina.

- Discreción: en una empresa la secretaria ocupa un cargo de confianza porque suele tener acceso a material reservado. Es importante que mantenga y manipule el material de la empresa con total discreción.

- Eficiencia: esta cualidad implica una óptima utilización de los recursos disponibles para obtener los resultados deseados. Por lo tanto, una secretaria eficiente es aquella que logra cumplir con los objetivos valiéndose de los recursos disponibles.

- Organización: independientemente del tipo de empresa u organización, la secretaria debe ser organizada. Las tareas que realiza y los trabajos que se le solicitan a diario deben ser presentados en tiempo y forma. La puntualidad también es una cualidad que debe tener una secretaria no sólo en el cumplimiento de los horarios o calendarios asignados sino también para llegar al trabajo o tomarse el break correspondiente.

- Observación: la secretaria debe estar atenta a cada mínimo detalle, anteponiendose a los hechos y al mismo tiempo contar con el tacto necesario para hacer lo debido en el momento adecuado. Dada las tareas que tiene a su cargo debe tener la capacidad para manejar la situación de manera  eficiente.

Como podemos ver la secretaria debe contar con ciertas cualidades específicas para desempeñar su cargo con responsabilidad e inteligencia. Si te gustaría aprender mucho más sobre esta profesión, te invitamos a realizar el curso de Secretariado Ejecutivo a distancia. ¡Te esperamos!