La atención telefónica en un consultorio odontológico

La atención telefónica cumple un rol muy importante en los consultorios odontológicos, y esto se debe en gran medida a la capacidad que tiene la gestión telefónica tanto para complacer a los pacientes actuales como para captar nuevos. Por eso es fundamental que la persona responsable de responder las llamadas en el consultorio odontológico cuente con una formación adecuada para tal fin.

Cómo debe ser la atención telefónica en un consultorio odontológico

En el consultorio odontológico, la mayor parte de los contactos se inicia a partir de una conversación telefónica. Este primer contacto tiene la capacidad para  generar una primera impresión en el paciente,  por eso es fundamental administrar responsablemente cada una de las llamadas.  

La secretaria o recepcionista del consultorio odontológico debe responder el teléfono lo más pronto posible, lo ideal es no dejar sonar el teléfono más de tres o cuatro tonos, para no hacer esperar a la persona que está llamando. Al momento de atender la llamada debe decir el nombre del consultorio y el suyo propio, saludar al oyente y solicitar su nombre, mostrando siempre y en todo momento un interés sincero en atender su consulta.

Una vez que se atendió la llamada, se debe dominar el tono de voz y el lenguaje. El tono de voz debe adecuarse a cada momento de la conversación, no se puede hablar todo el tiempo con el mismo tono de voz porque puede transmitir al oyente falta de interés y compromiso. Al momento de responder una llamada también es importante sonreir con la voz, hablar con claridad y fluidez, utilizando un vocabulario simple y una modulación adecuada.

Durante la llamada telefónica se debe demostrar atención y saber escuchar. Lo ideal es que la persona encargada de responder las llamadas no realice muchas actividades al mismo tiempo porque se pueden generar ciertos malentendidos. Para evitar este tipo de contratiempos también es conveniente apuntar la información y repetir los datos a modo de confirmación final.

Como podemos ver, la atención telefónica es muy importante en el ámbito del consultorio odontológico, por eso la persona encargada de realizar este tipo de tareas debe ser responsable, competente y dispuesta a brindar un servicio de calidad. Si te gustaría aprender mucho más sobre el funcionamiento y gestión de consultorios odontológicos, te invitamos a realizar el curso corto de Administración de consultorios a distancia.