La organización de eventos y los presupuestos

Uno de los puntos más importantes de la organización de eventos consiste en definir un presupuesto. Y esto se debe en gran medida a que se trata de un factor determinante que influye directamente en el resto de las decisiones que se van a tomar en torno a la planificación del evento.

¿Cómo se define el presupuesto en la organización de eventos?

Existen dos formas para definir el presupuesto de un evento. Una consiste en adaptar el presupuesto al evento y la otra en adaptar el evento al presupuesto. Generalmente la primera de estas formas está más relacionada a la organización de cursos, conferencias o congresos donde se proyecta un presupuesto de acuerdo a los objetivos generales y las exigencias del acontecimiento, y se evalúan las posibilidades de recuperación de los costos. Por el contrario, la segunda forma se aplica en eventos de tipo empresarial como capacitaciones, lanzamiento de productos, etc. En este tipo de eventos se debe planificar todo en base al presupuesto fijado por la empresa.

En el mundo de la organización de eventos el presupuesto es la columna vertebral, es el que va a determinar las decisiones en todo momento, antes, durante y después del evento. Por eso es importante buscar un equilibrio a partir del cual se pueda recuperar con los ingresos el capital que se haya invertido.

El presupuesto de un evento debe ser tanto real como flexible. Para que sea real es importante estar al tanto de los resultados obtenidos en eventos anteriores. Y el hecho de que sea flexible implica ir adaptando los números de acuerdo a los cambios que vayan surgiendo mientras se planifica el evento.

Generalmente el presupuesto se suele confeccionar en tres etapas. En la primera etapa el presupuesto es simplemente una lista con las diferentes necesidades que requiere nuestro evento. En la segunda etapa el presupuesto se vuelve más real, ya que se comienza a tener una idea aproximada de la cantidad de asistentes, lo cual nos permite empezar a tomar decisiones y cerrar negocios con los proveedores. Comúnmente en esta etapa se realizan las señas para contratar los distintos productos y servicios que se necesitan para el evento. Por último, en la tercera etapa son pocas las cosas que pueden cambiar el presupuesto, sólo resta pagar el 50% restante a los proveedores una vez que finaliza el evento. Lo ideal es dejar un pequeño porcentaje para cambios de última hora o imprevistos.

Hasta aquí hemos visto cómo suele definirse el presupuesto al momento de organizar un evento. Si te gustaría aprender mucho más sobre temas como este, te invitamos a conocer nuestro curso de Organización de Eventos a distancia.