En esta breve nota vamos a hablar de la tarea del recepcionista y de cuáles son sus principales responsabilidades y funciones.
De acuerdo a su definición, el recepcionista es la persona encarga de la administración y del apoyo en la oficina. A simple vista esta descripción puede ser algo amplia, por eso nos parece oportuno desarrollar cuáles son sus tareas, funciones y responsabilidades a lo largo de su jornada de trabajo.
Como su palabra lo indica, una de las principales funciones del recepcionista consiste en recibir a las personas que llegan a la empresa y atender las llamadas telefónicas. Sin embargo su labor engloba otras funciones como por ejemplo recibir y responder los emails, avisos y notificaciones que lleguen a la empresa, a fin de proporcionar la información básica que se solicita.
La función de recibir a los visitantes consiste en saludar adecuadamente a las personas que visitan la empresa, determinar sus necesidades, mantener el registro de los visitantes y dirigirlos amablemente a la oficina o despacho que corresponda en cada caso. En cuanto a la atención telefónica, debe responder y dirigir las llamadas entrantes de manera adecuada y a tiempo.
El recepcionista también se encarga de mantener la seguridad, siguiendo los procesos y el control de acceso que rige a la empresa. Para ello puede realizar un procesos de monitorización de las personas que entran a la empresa a través de pantallas o solicitando las autorizaciones pertinentes.
Dentro de la empresa, el recepcionista debe preparar el correo saliente y organizar las entregas de mensajería. A su vez debe mantener al día la agenda, actualizando las citas en el calendario y programando de forma correcta las reuniones, esto implica informar a los participantes y hacer las reservas pertinentes ya sea de habitaciones de hotel, salones de conferencia, catering, etc.
Por lo general, la tarea administrativa del recepcionista consiste en registrar los pagos de caja, realizar el balance de dinero, preparar los bonos de viaje y el resto de actividades que pueden implicar empleabilidad monetaria.
Como podemos ver, el recepcionista no sólo recibe a las personas que ingresan a la organización sino que proporciona apoyo administrativo y se encarga de realizar un seguimiento de las tareas administrativas a fin de que se realicen de forma precisa, a tiempo y de manera efectiva. Si te gustaría recibir una completa formación y desarrollar profesionalmente esta actividad, te invitamos a conocer nuestro curso de Recepcionista Profesional a distancia.
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